Der erste Schritt ist eine regelmäßige Prüfung der Mitarbeiterbindung, bevor eine Kündigung angekündigt wird. Dafür sollten Führungskräfte nicht nur nach der aktuellen Zufriedenheit fragen. Entscheidend sind konkrete Fragen zur weiteren Entwicklung, zur Aufgabenverteilung, zur Zusammenarbeit mit der Führungskraft und zur persönlichen Einschätzung der kommenden zwölf Monate.
Ein Gespräch liefert jedoch nur dann belastbare Hinweise, wenn daraus erkennbare Konsequenzen folgen. Werden Entwicklungsmöglichkeiten angesprochen, müssen Zuständigkeiten, Zeitrahmen und nächste Schritte konkretisiert werden. Andernfalls kann ein Gespräch über Perspektiven die Unzufriedenheit sogar verstärken, weil Erwartungen geweckt und anschließend nicht erfüllt werden.
Zusätzlich sollten Unternehmen kritische Funktionen identifizieren. Dazu gehören Aufgaben, bei denen Wissen nur bei einer Person liegt, Kundenbeziehungen ausschließlich über einen Mitarbeiter laufen oder eine Nachbesetzung mehrere Monate dauern würde. Für diese Positionen ist eine frühzeitige Übergabeplanung sinnvoll, unabhängig davon, ob bereits eine konkrete Kündigungsabsicht bekannt ist.
Eine belastbare Einschätzung entsteht vor allem aus mehreren Beobachtungen über einen längeren Zeitraum. Einzelne Veränderungen können viele Ursachen haben. Wiederholen sich jedoch Rückzug, fehlende Entwicklungsperspektive und abnehmende Bereitschaft zur langfristigen Verantwortung, sollte die Führungskraft zeitnah das Gespräch suchen.